Aus aktuellem Anlass heute ein weiterer Beitrag aus der Serie GoodToKnow. In diesem Beitrag geht es darum, die Effizienz von Standardmails zu steigern. Das bringen wir am einfachsten hin, wenn wir Standardantworten/-anfragen definieren.

Für wen geeignet

Grundsätzlich hat jeder im Büroalltag mit standardisiertem Mailverkehr zu tun. Sei es die Bestätigung des Eingang der Offerte / Supportanfrage oder das Versenden des wöchentlichen Protokolls.

Signaturen als Textvorlage

Der einfachste Weg um solche Standardtexte zu hinterlegen ist es, wenn wir die klassischen Signaturen dafür verwenden. Jeder hat wohl eine Signatur mit Grussformel und seinen Koordinaten. Solche Signaturen lassen sich auch individuell und mit viel mehr Text versehen und einsetzen.

Dazu ruft ihr in Outlook das Menü Extras > Optionen auf. Danach wählt ihr das Register E-Mail-Format, anschliessend Signaturen. Hier könnt ihr nun neue Signaturen erstellen oder bestehenden Bearbeiten.

Anschliessend stehen euch die Siganturen in Nachrichteneditor zur Verfügung.

Wenn man sich nun verschiedene Vorlagen mit dem Standardtext speichert, so kann man mit zwei Mausklicks eine Anfrage fachmännisch beantworten, ohne sich jedes Mal den Text aus den Fingern saugen zu müssen.

Probierts aus! Mir hat es eine enorme Erleichterung gebracht.